تعد ادارة المخزون من اهم اساليب ادارة المؤسسات والتى تحتاج الى رقابة شدية وذلك لعدم التعرض لاى سرقة او اختلاس والتى تحتاج الى جرد دورى وذلك للتاكد ان المخزون سليم ولا يوجد فى المخازن اى نقص او عجز فيه.
كما تعد عملية ادارة المخزون من اصعب العمليات التى تواجهها اى مؤسسة (تجارية او صناعيه) وذلك لعدة اسباب:
اولا هو تحديد الكمية المراد تخزينها والمناسبة لنشاط وحركة الانتاج وذلك لتجنب التعرض الى اكبر مشكلتين
- المخزون اقل من اللازم سينفذ المخزون سريعا وبالتالى سوف يعرض المؤسسة الى توقف حركة الانتاج وانتظار وصول شحنات اضافيةمن المورد و عدم القدرة على مواكبة حركة الطلب فى السوق.
- المخزون اكثر من اللازم سيكلف المؤسسة الى تكاليف اكثر من حيث اماكن التخزين وركوده ف المخازن فترة طويلة قد تؤثر على صلاحية استخدامه بالاضافة الى اهدار جزء من رأس المال فى اماكن غير مناسبة.
ثانيا القدرة على اختيار مكان التخزين بعناية وان يكون مناسبة لطبيعة المواد المخزنة و توفير عدة وسائل فيه من (حماية – اضاءة – تهوية جيدة) .
ثالثا ان يتم التخزين بطرق علمية مناسبة من بداية الاستلام مرورا بالاستلام والفحص والتكويد و الصرف والتسجيل
و قبل ان نتعرف عن المخزون وطرق ادارته يجب ان نسال انفسنا سؤال مهم فى البداية:
ماهى ادارة المخزون و ادارة المخازن ما الفرق بينهم ؟!
ادارة المخازن (Warehousing Management) :
- هى التى تهدف الى التحكم فى المخازن من خلال اساليب التخزين والاماكن والمبانى التى تسمى بالمخازن.
- الموافقة والمراجعه لاذون الصرف التى من خلالها يصرف المخزون من المخازن.
- استلام الوارد و فحصه للتاكد من عدم وجود تالف ومطابقته للمعايير المتفق عليها.
- صرف السلع من المخازن و مطابقته للاذون و التاكد من العدد المنصرف.
- الشخص الوحيد المسؤل عن المخازن هو امين المخزن ومن معه .
ادارة المخزون (Inventory/stock Management):
تعد الوظيفة الرئيسية للتخزين هى الاحتفاظ بالاصناف المستخدمة فى الحركة الصناعية او التجارية بكميات مناسبة و فى اماكن مناسبة و امنة و قريبة من جهات الاستهلاك و توفير وسائل نقل و ذلك لحين الحاجه اليها .
- التحكم فى المخزون ومراعات نسبة الحد الادنى للمخزون و الحد الاقصى.
- مراعاة اذون الصرف والاستلام ولا يتم صرف اى من المخزون من المخازن بدون الاذون لان ذلك يعد مسؤليه كبيرة .
- ضمان استمرارية الانتاج وذلك من خلال عملية مراقبة المخزون لعدم التعرض لحالة نفاذ المواد الخام .
- وجود كارت صنف لكل نوع على حدى واثبات كل حركة له فى الدفاتر لمتابعة حركة كل صنف.
ماهى انواع المخزون:
- مواد خام (raw material) وهى المواد المستخدمة فى عملية التصنيع وتكون اغلب مخزون الشركات الصناعية .
- مواد نصف مصنعة (WIP & Work in Process) وتوجد فى الشركات الصناعية ايضا وكذلك تشترك معها الشركات التجارية التى تقوم بتوزيع المواد النصف مصنعه على انها منتج نهائى .
-
منتجاتا تامة الصنع (finished goods & FG) وتوجد فى الشركات الصناعية والشركات التجارية ايضا .
- قطع غيار للصيانة الخاصة بالالات و مواد لا تدخل فى عملية الانتاج مثل (الاوراق – الاحبار – وغيرها …)
ماهى تكاليف المخزون ؟!
- تكاليف التوريد ⇐ تكون مرتبطة باجور العمال والموظفين الذين يعملون لتدحديد المواصفات المطلوبة والكمية المناسبة وافضل مورد للصنف المطلوب.
- تكاليف حفظ المخزون ⇐ هى التكاليف الخاصة بتخزين المخزون والحراسات عليه والاضاءة وايجار المكان.
- تكلفة نفاد المخزون ⇐ وتتمثل فى الارباح التى يتم خسارتها فى حالة عدم الاستجابة و تنفيذ طلبات العملاء بسبب نفاذ المخزون فى المخازن وانتظار وصول المخزون الجديد من المورد.
- تكلفة عدم كفاءة العملية الإنتاجية ⇐ وتحدث هذه التكاليف فى حالة وجود عيوب فى التصنيع وعدم الاستفادة من المنتج النهائى فتكون تلك الخسارة بمثابة تكاليف عدم كفائة انتجاية على المؤسسة .
تريد برنامج لإدارة المخازن ومراقبة المخزون؟ اضغط هنا!
كيفية ادارة المخزون :
تعد ادارة المخزون من المهمات الرئيسية التى يهتم بها المدراء فى اى شركة صناعية وذلك لاهيمة المخزون وضمان عدم نفاذه
- يتم فى البداية تعيين اشخاص كفائات و ذات امانه لادارة المخزون .
- لايتم خروج او دخول اى شئ من المخزون الا بعد الحصول على موافقة على اذن الاضافة او بعد استلام اذن الصرف.
- يتم فحص المخزون جدا و ذلك لمطابقة المخزون للكمية و الجوده والخصائص المشار اليها فى اذن الاستلام .
- اتباع نظام الجرد الدورى او الجرد المستمر وذلك ليتم التأكد ان المخزون لا يوجد به اى مشاكل.
- اذا اتفق المدراء على اتباع اساليب الجرد المستمر فيتم مراجعة المخزن مع كل عملية اضافة او صرف وتعد طريقة متعبه لكنها تؤدى الى نتائج فعلية و مضمونة.
- اما نظام الجرد الدورى فيتم فيه مراجعة المخزون فى نهاية كل فترة و التأكد من مطابقته للكشوف .
- يختلف المخزون فى الشركات عن بعضها البعض حيث ان الشركات الصناعية تمتلك مخزونها اغلبه من المواد الخام على عكس الشركات التجارية مثلا نجد ان مخزونها من السلع و البضائع الجاهزة .
- ويجب ايضا ان يتم استخدام طريقة ال FIFO وذلك حتى يتم تجنب تقادم السلع فى المخازن.
ولاهمية المخزون الكبيرة الذى قد تصل تكلفته الى اكثر من 50% من مصاريف المؤسسة الصناعية ظهرت طرق كثيرة لتقسيم المخزون ولكن كان اشهرهم واهمهم هى طريقة التقسسيم الصناعية التى قامت بتقسيم المخزون الى :
اصناف صناعية مباشرة : مواد خام – مواد نصف مصنعة – منتجات نهائية .
اصناف صناعية غير مباشرة : مواد صيانه – مواد ادارية وكتابية.
هل تحتاج المؤسسات الصناعية الكبيرة برنامج حسابات لجرد المخزون ؟
بالطبع تحتاج اى مؤسسة صناعية اى كان حجمها سواء كانت كبيرة او متوسطة او صغيرة الى برنامج حسابات قوى للتأكد من جرد المخازن و الحسابات الخاصة بعملائها ومورديها والتعرف على الكميات الموجودة بالمخازن والحصول على انذارات بالسلع التى وصلت الى الحد الادنى و التحرك لاعادة المخزون لطبيعته وذلك لان المخزون يعد شريان الحياة بالنسبة لاى مؤسسة صناعية الذى قد يؤدى الى توقف حركة الانتاج كلها اذا نفذ المخزون .
